Veel organisaties grijpen terug op een theoretische aanpak voor de selectie van een nieuwe IT systeem ter vervanging van een oud systeem. Toch levert dit niet het gewenste resultaat. Vaak is het selecteren van een nieuw IT systeem en de implementatie een flinke opgave die veel tijd en aandacht vragen. Waar gaat het eigenlijk om.
Laat ik beginnen met zeggen dat in mijn optiek de business leading is. IT is dus een faciliterend onderdeel van de organisatie dat er voor moet zorgdragen dat bedrijfsprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen verlopen door de inzet van IT hulpmiddelen. Uiteindelijk zal de business voor de resultaten van de organisatie moeten zorgen door de bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen. Om medewerkers zo efficiënt, effectief en zo leuk mogelijk hun dagelijks werk te kunnen laten doen zijn er veel mogelijkheden beschikbaar om saai en repeterend werk te voorkomen.
Zo was ik laatst bij een klant waar dezelfde medewerkersgegevens in meer dan 7 systemen handmatig worden ingevoerd. Veel extra werk en een groter risico op fouten. Maar ook bij het vertrek van mensen zal er op meer dan 7 plaatsen als gevolg van GDPR gegevens verwijderd moeten worden en/of de toegang tot systemen geblokkeerd moeten worden. Als deze ex-medewerker een beroep doet op het recht om vergeten te worden zal dat voor veel extra werk zorgen. De organisatie moet dan immers aantoonbaar maken dat daadwerkelijk alle informatie is verwijderd.
Deze situatie is met de huidige beschikbare IT systemen niet meer nodig. Door centraal in het IT landschap van de organisatie een SSO oplossing te gebruiken kan dit een hoop extra werk en problemen voorkomen.
Terug naar waarom de selectie geen cijfermatige exercitie moet zijn.
Tijdens de implementaties die wij gedaan hebben blijkt steeds weer dat samenwerking met leverancier of implementatie partner doorslaggevend is voor het resultaat. De samenwerking en goede communicatie met de leverancier worden vaak tijdens de selectie onvoldoende meegenomen. Gek omdat je uiteindelijk een relatie voor meerdere jaren aangaat en je graag wilt dat in die perioden de samenwerking voor beide partijen succesvol is. Lief en leed zullen gedeeld moeten worden. De bedrijfsculturen moeten elkaar dan aanvullen en versterken. Als klant wil je b.v. niet onderaan de lijst van klanten staan die geholpen worden als je een probleem hebt, of het gevoel krijgen dat andere klanten van groter belang zijn. Of nadat de contracten getekend zijn en de sales mensen niet meer in beeld zijn, de gemaakte afspraken vergeten zijn. Uiteindelijk is er een flinke afhankelijkheid van de leverancier omdat vaak cruciale bedrijfsprocessen zonder een goed werkend systeem kwetsbaar zijn.
Het cijfermatig vastleggen en kunnen vergelijken van de verschillende leveranciers is in de meeste selecties een ogenschijnlijke objectieve methode. Voor het resultaat over langere termijn is een goede samenwerking key! In een selectie zou daarom naar onze mening de manier van samenwerken een prominentere rol moeten spelen.