Conversie is een onderschat onderdeel van de systeem implementatie

Als de selectie is gedaan en een contract is getekend dan begint het implementatie project pas echt.

Tijdens de selectie heb je kennis gemaakt met de leverancier en de implementatie partner. Bij voorkeur is dit dezelfde. Afspraken rond de inzet van de verschillende consultants kun je het beste maken voordat het contract is getekend.

Afhankelijk van de te gebruiken aanpak Agile, Waterval of een combinatie van deze twee maken wij een strak plan waarbij de inzet van de diverse mensen helder gemaakt wordt. Door onze ervaring hoeft dit niet veel tijd te kosten. Om de afstemming binnen het implementatie TEAM te verzorgen plannen wij twee calls per week, waarbij de verschillende TEAM leden of fysiek aanwezig zijn of via telefoon deelnemen. Zo maken we optimaal gebruik van elkaars kwaliteiten.

Een van de onderdelen van de implementatie betreft meestal de conversie van gegevens uit oude systemen. Een goede afbakening van welke gegevens mee moeten en vooral welke historie is hierbij cruciaal. In een aantal gevallen is het te adviseren om voor het gebruik van het oude systeem een inzicht licentie af te spreken met de leverancier. Dit geeft de organisatie de mogelijkheid om aan haar wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, maar ook de rust dat er op een later tijdstip eenvoudig teruggekeken kan worden naar benodigde gegevens. Een goede conversie is een tijdrovend en intensief traject. Als de gegevens uit het oude systeem goed geconverteerd worden scheelt dat veel herstel werk en draagt het bij aan het vertrouwen van de gebruikers.

Verder vormt de IT strategie en IT Architectuur een belangrijke kader waarbinnen beslissingen genomen kunnen worden. In de IT Strategie is b.v. de beslissing om systemen naar de Cloud te brengen vastgelegd en vaak een van de redenen om voor een nieuw systeem te kiezen. Verder ligt hier vast hoe om te gaan met gegevensopslag, de nodige eisen aan interfaces en security gelet op AVG / GDPR. Niet iedere organisatie heeft een IT Strategie beschikbaar. Wij ondersteunen dan graag met advies voor het maken van de verschillende keuzes.

Testen van het systeem begint al bij het opstellen van het implementatie plan. Afhankelijk van de beschikbare test tooling bij de klant passen wij het testen daarop aan. Hoe bedrijf kritisch zijn de processen die ondersteund worden?  Om wat voor soort gegevens gaat het? Vragen die voorafgaan aan het bepalen van de nodige test inspanning. Het gaat dan vooral om het inschatten van welke risico’s de organisatie loopt als het systeem niet correct werkt.

Onder systeem verstaan wij de inrichting van het systeem, de koppelingen van en naar andere systemen en de conversie.

Het testtraject omvat een Technische Acceptatietest (TAT), een Functionele Acceptatietest (FAT) en een gebruikersacceptatietest (GAT). We registeren de bevindingen, wijzen bevindingen toe om hersteld te worden en om her getest te worden om tot een kwalitatief hoogstaand en betrouwbaar systeem te komen.

Voor de livegang hebben we diverse aanpakken beschikbaar. De aanpak is afhankelijk van:

• het aantal en soort gebruikers

• voor het opleiden van de gebruikers

• de communicatie over de live gang

• de overdracht van het systeem naar beheer

Ons advies is om na de livegang de acceptatie van het systeem nauwlettend te monitoren. Er zijn diverse mogelijkheden om de acceptatie optimaal te maken.

Na de livegang zien we ook dat er meestal een fase twee wordt ingericht. Ons advies is om een aantal maanden met het systeem te gaan werken. Bevindingen, mits niet blokkerend, vast te leggen en deze na afloop van de eerste paar maanden gebruik te bespreken met het implementatie TEAM en een plan te maken voor fase 2.